Layanan Pengusulan Program Kegiatan Mahasiswa

Pedoman Layanan

Kegiatan Mahasiswa adalah semua kegiatan positif yang dilakukan oleh mahasiswa yang dilaksanakan di bawah naungan organisasi mahasiswa ITTelkom Surabaya. Kegiatan ini memiliki tujuan:
a. Meningkatkan motivasi mahasiswa untuk lebih berprestasi pada kegiatan non akademis.
b. Meningkatkan kemampuan softskill mahasiswa.
c. Meningkatkan kreativitas mahasiswa.
d. Meningkatkan kemampuan berorganisasi.

Adapun tahapan pengajuan kegiatan kemahasiswaan adalah sebagai berikut:
1) UKM/Ormawa/Kepanitiaan membuat rencana mengenai suatu kegiatan.
2) UKM/Ormawa/Kepanitiaan membuat proposal kegiatan.
3) UKM/Ormawa/Kepanitiaan menyerahkan proposal kegiatan ke BK. BK menerima proposal kegiatan mahasiswa dari UKM/Ormawa/Kepanitiaan yang dicatat dalam buku agenda BK memeriksa proposal kegiatan yang masuk.
4) BK melakukan pengecekan terhadap laporan kegiatan sebelumnya.
5) Apabila proposal sudah benar dan laporan kegiatan sebelumnya telah masuk, maka dilakukan penandatanganan persetujuan oleh Kepala Bagian BK.
6) Apabila proposal masih ada kekurangan atau kesalahan atau laporan kegiatan sebelumnya belum masuk, maka BK akan mengembalikan proposal tersebut kepada UKM/Ormawa/Kepanitiaan untuk dilakukan revisi atau menyerahkan
laporan kegiatan sebelumnya.
7) Waktu maksimum pengecekan dan pemeriksaan proposal adalah 3 hari kerja. Mahasiswa melakukan presentasi proposal kegiatan kemahasiswaan kepada Bagian Kemahasiswaan.
8) BK membuat persetujuan pemberian bantuan keuangan terhadap kegiatan yang
diajukan.
9) Warek I menandatangani persetujuan terhadap proposal yang diajukan kemudian diserahkan kembali ke BK. Apabila proposal berasal dari luar ITTelkom Surabaya, maka proses selesai. Apabila proposal berasal dari instansi yang berada pada ITTelkom Surabaya, maka BK akan membuat persetujuan untuk pemberian bantuan keuangan.
10) Waktu maksimum penandatanganan persetujuan oleh Kepala Bagian Kemahasiswaan dan Pengembangan Karir (KPK) adalah 3 hari kerja.
11) UKM/Ormawa/Kepanitiaan membuat kwitansi pencairan dana yang merupakan salah satu syarat yang harus dilakukan untuk mencairkan dana bantuan yang diberikan.
12) UKM/Ormawa/Kepanitiaan menyerahkan kwitansi tersebut ke BK. BK menerima kwitansi dari UKM/Ormawa/Kepanitiaan untuk pencairan dana. BK menyerahkan kwitansi ke bagian keuangan. Bagian keuangan menerima kwitansi atas pencarian dana. Bagian keuangan mecairkan dana bantuan keuangan sebesar nominal yang tertera pada kwitansi.
13) Bagian keuangan menyerahkan dana yang dicairkan kepada BK untuk diserahkan pada UKM/Ormawa/Kepanitiaan yang bersangkutan. Waktu maksimum pencairan dana adalah 3 (tiga) hari kerja.
14) BK menyerahkan dana yang telah cair (uang) ke UKM/Ormawa/Kepanitiaan yang bersangkutan. UKM/Ormawa/Kepanitiaan menerima dana yang telah dicairkan sejumlah nominal yang tercantum dalam kwitansi.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *