Layanan Penerbitan Ijazah

Pedoman Layanan

Prosedur ini memberikan panduan mengenai proses penerbitan ijazah kepada calon lulusan dan pihak terkait sehingga proses penerbitan ijazah dapat terkendali. Proses penerbitan ijazah dimulai dengan mengisi form biodata, laporan Sidang Akademik dari Program Studi, hingga kemudian diterbitkannya ijazah lulusan.

1. Calon lulusan mengisi form biodata yang disediakan oleh fakultas disertai dengan copy ijazah terakhir. Form biodata mutakhir memuat informasi Nama Lengkap (tidak boleh disingkat), Tempat Lahir, dan Tanggal Lahir, yang sesuai dengan ijazah terakhir.
2. Prodi menyerahkan berita acara tentang hasil rekomendasi Sidang Akademik kepada fakultas.
3. Ketua Program Studi membubuhkan tanda tangan pada berita acara sidang akademik.
4. Dekan Fakultas mengajukan penerbitan ijazah berupa Nota Dinas Laporan Sidang Akademik ke Kepala BPA, dilengkapi dengan rekapitulasi lulusan yang diajukan penerbitan ijazahnya. Rekapitulasi pengajuan penerbitan ijazahnya memuat jumlah pengajuan yang dilengkapi dengan form biodata, copy ijazah terakhir dan copy ijazah terakhir dan pasfoto. Rekap sidang akademik tersebut sudah divalidasi oleh layanan akademik fakultas sesuai formulir biodata ijazah tiap lulusan.
5. a. Kepala BPA akan mengirimkan kembali berkas pengajuan ijazah ke Fakultas jika terdapat kesalahan/ kekurangan dan melakukan pemeriksaan lagi sehingga tidak terdapat kesalahan dan kekurangan.
b. BPA mempersiapkan Surat Keputusan tentang pengukuhan kelulusan, serta mengirimkan ke Rektor melalui Warek-1
c. Kepala BPA membubuhkan tanda tangan asli/basah pada baju Surat Keterangan.
6. Warek I membubuhkan paraf asli/ basah pada seluruh lembar Surat Keputusan Pengukuhan Lulusan dan tanda tangan pada baju surat
7. Rektor membubuhkan tanda tangan asli/ basah pada seluruh lembar Surat Keputusan Pengukuhan Lulusan
8. a. Setelah Surat Keputusan Pengukuhan Lulusan ditandatangani oleh Rektor, BPA melaksanakan Proses Pemeriksaan Hasil Pencetakan
b. BPA melakukan pencetakan ijazah dengan menggunakan kertas aman buatan PT PERURI yang dilaksanakan hanya satu kali oleh seorang lulusan dengan nomor seri dan nomor perforasi yang unik untuk masing-masing lulusan
c. Lulusan yang belum melengkapi Form Biodata, copy ijazah terakhir dan pasfoto akan ditangguhkan pengajuannya pada bulan berikutnya setelah persyaratan Form Biodata, copy ijazah terakhir dan pasfoto dipenuhi. Mahasiswa yang terlambat pada bagian ini tidak dapat memeriksa kebenaran data pada ijazah. Apabila terdapat kesalahan maka mahasiswa hanya mendapatkan surat keterangan kesalahan penulisan saja.
d. BPA mengirim nota dinas permohonan penandatanganan ijazah ke Fakultas, dengan jumlah hasil cetakan ijazah yang sesuai dengan Surat Keputusan Pengukuhan Lulusan serta pengajuan yang telah dikirim oleh Fakultas untuk mendapatkan paraf Kaprodi dan tanda tangan Dekan.
9. a. Lulusan memeriksa ijazah.
b. Lulusan menandatangani ijazah.
10. Ketua Program Studi membubuhkan paraf asli/basah pada ijazah setelah memeriksa kebenaran hasil cetakan ijazah
11. Dekan membubuhkan tanda tangan asli/basah pada ijazah
12. Fakultas mengirimkan seluruh pemberkasan ke BPA untuk dilanjutkan dengan pembubuhan paraf oleh Warek I dan penandatanganan ijazah oleh rektor
13. Warek I membubuhkan tanda tangan asli/basah pada seluruh lembar ijazah
14. Rektor membubuhkan tanda tangan asli/basah pada seluruh lembar ijazah
15. Lulusan dapat mengambil ijazah di BPA dengan membubuhkan tanda tangan asli/basah pada posisi kiri bawah pasfoto dengan ekor kanan guratan tanda tangan menindih kiri bawah pasfoto
16. BPA melaksanakan pembubuhan stempel basah pada bagian kanan bawah pasfoto lulusan untuk kemudian ijazah asli diarsipkan secara digital (scan dalam format gambar) dan diserahkan kepada lulusan yang telah menyelesaikan segala kewajibannya. Kemudian BPA tidak lupa mengupdate data di forlap dikti setelah naskah selesai dibuat/diterbitkan.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *