6. Pedoman Layanan Akademik & Kemahasiswaan

6. PEDOMAN LAYANAN AKADEMIK & KEMAHASISWAAN
6.1 Layanan Registrasi Mahasiswa
Berikut adalah prosedur registrasi mahasiswa pada setiap semester awal perkuliahan. Proses registrasi mahasiswa disesuaikan dengan masa studi normal atau tidak. Masa studi normal dimaksud sesuai dengan aturan akademik di atas.

A. Mahasiswa dengan masa studi masih dalam masa studi normal
1. Mahasiswa dalam batas masa studi normal, membayar uang kuliah melalui multipayment via bank mitra.
2. Bagi mahasiswa yang gagal melakukan pembayaran atau melakukan pembayaran di luar jadwal registrasi, maka mahasiswa melakukan verifikasi pembayaran ke bagian keuangan dengan membawa bukti pembayaran.
3. Mahasiswa login ke aplikasi registrasi online.
4. Mahasiswa mengisikan kuisioner kepuasan mahasiswa terhadap layanan institusi.
5. Mahasiswa meng-input matakuliah sesuai dengan yang ditawarkan secara online.
6. Mahasiswa dan dosen wali melakukan konsultasi perwalian dan menetapkan matakuliah yang diambil (dosen wali melakukan approval).
7. Jika tidak ada jadwal bentrok, mahasiswa dapat langsung melakukan pencetakan Kartu Studi Mahasiswa (KSM).
8. Jika masih ada jadwal yang bentrok, mahasiswa berkonsultasi ke dosen wali untuk pindah kelas/tukar matakuliah akibat bentrok jadwal kuliah. Proses ini akan mengulang proses peng-inputan matakuliah. Dosen wali menyetujui matakuliah yang diambil.
9. Mahasiswa mencetak KSM dan jadwal kuliah secara online sesuai jadwal yang ditentukan.
10. Apabila cetak KSM belum dilakukan hingga batas akhir pencetakan online, maka cetak KSM dilakukan di Layanan Akademik Fakultas dengan dikenakan sanksi sesuai ketentuan yang berlaku.

B. Mahasiswa dengan masa studi di atas masa studi normal
1. Mahasiwa login ke aplikasi registrasi online. Mahasiswa mengisikan kuisioner kepuasan mahasiswa terhadap layanan institusi.
2. Mahasiswa menginput MK sesuai dengan yang ditawarkan secara online.
3. Mahasiswa dan dosen wali melakukan konsultasi perwalian dan menetapkan mata kuliah yang diambil.
4. Jika terdapat matakuliah yang bentrok, mahasiswa berkonsultasi ke dosen wali untuk pindah kelas/tukar MK akibat bentrok jadwal kuliah.
5. Dosen wali menyetujui matakuliah yang diambil.
6. Mahasiswa membayar uang kuliah melalui multipayment via bank mitra.
7. Bagi mahasiswa yang gagal melakukan pembayaran atau melakukan pembayaran di luar jadwal registrasi, maka mahasiswa melakukan verifikasi pembayaran ke bagian keuangan dengan membawa bukti pembayaran.
8. Mahasiswa mencetak KSM sendiri secara online sesuai jadwal yang ditentukan, disertai jadwal kuliah dan jadwal ujian.
9. Apabila cetak KSM belum dilakukan hingga batas akhir pencetakan online, maka cetak KSM dilakukan di Bagian Pelayanan Akademik (BPA) dengan dikenakan sanksi sesuai ketentuan yang berlaku.

6.2 Layanan Perubahan Rencana Studi (PRS)
Proses ini diharapkan memberikan panduan dalam pelaksanaan Perubahan Rencana Studi (PRS) dan menjamin bahwa proses PRS berjalan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Lingkup proses layanan meliputi seluruh Administrasi Fakultas mengecek matakuliah yang harus dihapus dan menetapkan surat keputusan untuk mata kuliah yang harus ditutup. Direktorat SISFO mengumumkan daftar matakuliah yang tersedia. Mahasiswa melakukan PRS dan melakukan pencetakan KSM terbaru secara mandiri pada aplikasi akademik.

6.3 Layanan Cuti Akademik
Prosedur ini bertujuan untuk memastikan bahwa proses dan dokumen pengajuan permohonan cuti akademik, persetujuan, dan pengeluaran surat keputusan cuti akademik terkendali. Prosedur ini mencakup mulai dari proses pengajuan permohonan pengunduran diri, sampai penyiapan penerbitan SK Cuti Akademik.

6.4 Layanan Pengunduran Diri Mahasiswa
Prosedur ini mendefinisikan kegiatan, tugas dan tanggung jawab mahasiswa, dosen wali, layanan akademik, unit administrasi akademik, Kaprodi, Dekan, Direktur Akademik, dan Warek 1 dalam pelaksanaan pengajuan pengunduran diri mahasiswa mulai dari proses pengisian form surat pengajuan pengunduran diri mahasiswa, konsultasi, rekomendasi, pengajuan surat bebas tunggakan dan bebas peminjaman, penyerahan surat pernyataan pengunduran diri, pendisposisian permohonan mengundurkan diri, penyiapan dan penerbitan keputusan rektor u.p. Warek 1 pengunduran diri, serta pengarsipan surat pengunduran diri.

6.5 Layanan Sidang Tugas Akhir
Prosedur ini memberikan panduan mengenai proses pelaksanaan Tugas Akhir yang ada di semua fakultas ITTelkom Surabaya. Kelengkapan dokumen untuk sidang Tugas Akhir yang perlu disiapkan adalah seperti dibawah ini:
1. Form pendaftaran yang ditandatangani mahasiswa, dosen wali, dan seluruh pembimbing yang didalamnya terdapat keterangan:
a. Seluruh SKS telah diselesaikan dan IPK mencukupi sesuai dengan aturan akademik yang berlaku.
b. Telah lulus seluruh matakuliah kecuali TA.
c. Nilai kecakapan Bahasa Asing sesuai dengan ketentuan.
d. Nilai TAK telah terpenuhi sesuai dengan aturan.
e. Telah bebas tanggungan biaya pendidikan.
2. Pas Foto hitam putih berukuran 4x6cm dengan pose resmi berlatar belakang terang dan busana terang (agar ekor tanda tangan calon lulusan yang terbubuhkan di atas pasfoto terlihat jelas) kemudian calon lulusan menuliskan Nama Lengkap dan NIM pada bagian belakang foto dengan menggunakan pensil atau ballpoint.
3. Menyerahkan bukti KHS telah terverifikasi oleh Kaprodi
4. SK Tugas Akhir
5. Menyerahkan bukti kecakapan bahasa
6. Buku TA
7. Bukti pembayaran Sidang dan Wisuda

6.6 Layanan Sidang Akademik/Yudisium
Prosedur ini memberikan panduan mengenai proses Sidang Akademik/Yudisium yang berada di Institusi ITTelkom Surabaya. Dokumen yang harus dipenuhi pada saat pendaftaran Sidang Akademik antara lain adalah:
1. Buku TA Revisi
2. Biodata, Ijazah, dan dokumen pendukung antara lain akta kelahiran dan/atau Ijazah Terakhir
3. Keterangan bebas pinjam (termasuk dari bagian keuangan dan perpustakaan)
4. Bukti publikasi eksternal (minimal LoA) untuk mahasiswa cumlaude
5. Bukti regulasi pusat karir kampus

6.7 Layanan Penerbitan Transkip Akademik
Memberikan panduan mengenai proses penerbitan transkrip kepada calon lulusan dan pihak terkait sehingga proses penerbitan transkrip dapat terkendali. Prodi mengeluarkan nilai untuk transkrip. BPA mencetak transkrip. Sementara transkrip ditandatangani oleh Kaprodi, Dekan, Warek I, dan Rektor. Transkrip akademik dicetak menggunakan kertas aman buatan PT PERURI (Percetakan Uang Republik Indonesia) dengan nomor seri yang di-generate oleh sistem akademik.

6.8 Layanan Penerbitan Ijazah
Prosedur ini memberikan panduan mengenai proses penerbitan ijazah kepada calon lulusan dan pihak terkait sehingga proses penerbitan ijazah dapat terkendali. Proses penerbitan ijazah dimulai dengan mengisi form biodata, laporan Sidang Akademik dari Program Studi, hingga kemudian diterbitkannya ijazah lulusan.

6.9 Layanan Wisuda
Prosedur ini memberikan panduan mengenai proses wisuda, yaitu mulai dari proses persiapan wisuda hingga pelaksanaan wisuda. Prosedur ini berlaku untuk semua Fakultas yang ada di Universitas Telkom. Wisuda meliputi berbagai aspek yang ditangani berbagai bagian. Untuk persiapan dan pelaksanaannya dilakukan oleh Institusi melalui kepanitiaan yang dikoordinir oleh BAA, dan pelaksanaannya melibatkan protokoler. BAA adalah Bagian Administrasi Akademik, yaitu pihak yang mengkoordinir pelaksanaan wisuda melalui panitia wisuda yang dibentuk dari beberapa Unit/Fakultas terkait untuk melakukan persiapan dan pelaksanaan wisuda.

6.10 Layanan Legalisasi Transkip dan Ijazah
Prosedur ini dibuat untuk memberikan panduan mengenai proses legalisasi copy Ijazah & Transkrip Akademik sehingga prosesnya dapat terkendali. Prosedur legalisasi copy ijazah mencakup proses-proses mulai dari pengajukan permohonan legalisasi, copy Ijazah & Transkrip Akademik dan verifikasi Ijazah & Transkrip Akademik.

6.11 Layanan Pembentukan Organisasi Kemahasiswaan (Ormawa)
Kegunaan dari prosedur ini adalah mendefinisikan tugas dan tanggung jawab Kepala Bagian Aktifitas & Kesejahteraan Mahasiswa, Wakil Rektor I (Bidang Akademik, Kemahasiswaan dan Kerjasama) dan Rektor, dalam memutuskan pembentukan Unit Kegiatan Mahasiswa. Prosedur ini berlaku untuk setiap Organisasi Kemahasiswaan (Ormawa) yang ada di ITTelkom Surabaya Tahapan yang harus dilalui dalam pembentukan Ormawa adalah sebagai berikut:
1) Mahasiswa membuat proposal pendirian Ormawa dan diajukan kepada Prodi/Fakultas.
2) Ormawa yang diajukan kepada Prodi/Fakultas memiliki anggota minimal 10 orang
3) Prodi/Fakultas menerima proposal pembentukan Ormawa. Apabila disetujui, maka Prodi/Fakultas membuat surat rekomendasi untuk BK.
4) Apabila Proposal belum memenuhi persyaratan, maka Prodi/Fakultas akan mengembalikan proposal tersebut dan Mahasiswa akan kembali membuat proposal perbaikan atau melengkapi persyaratan.
5) Bagian Kemahasiswaan (BK) menerima proposal pembentukan Ormawa dan surat rekomendasi dan BK mencatat proposal yang masuk.
6) BK mengecek kelengkapan proposal dan lampirannya. Apabila persyaratan proposal telah lengkap, maka akan dilakukan sidang persetujuan. Apabila persyaratan proposal belum lengkap, maka BK akan mengembalikan proposal tersebut kepada mahasiswa untuk dilakukan revisi.
7) Warek I melakukan sidang persetujuan untuk pembentukan Ormawa. Apabila pembentukan Ormawa yang bersangkutan disetujui, maka BK akan membuat surat persetujuan menjadi pembina Ormawa kepada Dosen atau Karyawan.
8) Apabila pembentukan Ormawa yang bersangkutan tidak disetujui, maka proposal akan dikembalikan pada mahasiswa untuk dilakukan revisi.
9) BK akan mendokumentasikan surat persetujuan menjadi pembina Ormawa. Dosen menerima surat persetujuan menjadi pembina Ormawa. Dosen mengirimkan surat persetujuan yang telah diisi menjadi pembina Ormawa.
10) BK membuat SK Ormawa yang nantinya akan diterbitkan oleh Pimpinan.
11) Warek I menerbitkan SK pembentukan Ormawa.
12) BK melakukan sosialisasi ke pembina Ormawa dan mahasiswa.
13) Mahasiswa membentuk dan menjalankan Ormawa yang bersangkutan.

6.12 Layanan Pembentukan Unit Kegiatan Kemahasiswaan (UKM)
Kegunaan dari prosedur ini adalah mendefinisikan tugas dan tanggung jawab Kepala Bagian Aktifitas & Kesejahteraan Mahasiswa, Wakil Rektor I (Bidang Akademik Kemahasiswaan dan Kerjasama) dan Rektor, dalam memutuskan pembentukan Unit Kegiatan Mahasiswa. Prosedur ini berlaku untuk setiap pembentukan Unit Kegiatan Mahasiswa yang ada di ITTelkom Surabaya Tahapan yang harus dilalui dalam pembentukan Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) adalah sebagai berikut:
1) Mahasiswa membuat proposal pembentukan UKM dan Mahasiswa mengajukan proposal UKM kepada BEM.
2) UKM yang diajukan kepada BEM memiliki anggota minimal 10 orang.
3) BEM menerima proposal pembentukan UKM. Apabila Proposal disetujui oleh BEM, maka BEM akan membuat surat rekomendasi untuk BK.
4) Apabila Proposal belum memenuhi persyaratan, maka BEM akan mengembalikan proposal tersebut dan Mahasiswa akan kembali membuat proposal perbaikan atau melengkapi persyaratan.
5) Bagian Kemahasiswaan (BK) menerima proposal pembentukan UKM dan surat rekomendasi dan BK mencatat proposal yang masuk.
6) BK mengecek kelengkapan proposal dan lampirannya. Apabila persyaratan proposal telah lengkap, maka akan dilakukan sidang persetujuan. Apabila persyaratan proposal belum lengkap, maka BK akan mengembalikan proposal tersebut kepada mahasiswa untuk dilakukan revisi.
7) Warek I melakukan sidang persetujuan untuk pembentukan UKM. Apabila pembentukan UKM yang bersangkutan disetujui, maka BK akan membuat surat persetujuan menjadi pembina UKM kepada Dosen atau Karyawan.
8) Apabila pembentukan UKM yang bersangkutan tidak disetujui, maka proposal akan dikembalikan pada mahasiswa untuk dilakukan revisi.
9) BK akan mendokumentasikan surat persetujuan menjadi pembina UKM. Dosen menerima surat persetujuan menjadi pembina UKM. Dosen mengirimkan surat persetujuan yang telah diisi menjadi pembina UKM.
10) BK membuat SK UKM yang nantinya akan diterbitkan oleh Pimpinan.
11) Warek I menerbitkan SK pembentukan UKM.
12) BK melakukan sosialisasi ke pembina UKM dan mahasiswa.
13) Mahasiswa membentuk dan menjalankan UKM yang bersangkutan.

6.13 Layanan Pengusulan Program Kegiatan Mahasiswa
Kegiatan Mahasiswa adalah semua kegiatan positif yang dilakukan oleh mahasiswa yang dilaksanakan di bawah naungan organisasi mahasiswa ITTelkom Surabaya. Kegiatan ini memiliki tujuan:
a. Meningkatkan motivasi mahasiswa untuk lebih berprestasi pada kegiatan non akademis.
b. Meningkatkan kemampuan softskill mahasiswa.
c. Meningkatkan kreativitas mahasiswa.
d. Meningkatkan kemampuan berorganisasi.

Adapun tahapan pengajuan kegiatan kemahasiswaan adalah sebagai berikut:
1) UKM/Ormawa/Kepanitiaan membuat rencana mengenai suatu kegiatan.
2) UKM/Ormawa/Kepanitiaan membuat proposal kegiatan.
3) UKM/Ormawa/Kepanitiaan menyerahkan proposal kegiatan ke BK. BK menerima proposal kegiatan mahasiswa dari UKM/Ormawa/Kepanitiaan yang dicatat dalam buku agenda BK memeriksa proposal kegiatan yang masuk.
4) BK melakukan pengecekan terhadap laporan kegiatan sebelumnya.
5) Apabila proposal sudah benar dan laporan kegiatan sebelumnya telah masuk, maka dilakukan penandatanganan persetujuan oleh Kepala Bagian BK.
6) Apabila proposal masih ada kekurangan atau kesalahan atau laporan kegiatan sebelumnya belum masuk, maka BK akan mengembalikan proposal tersebut kepada UKM/Ormawa/Kepanitiaan untuk dilakukan revisi atau menyerahkan laporan kegiatan sebelumnya.
7) Waktu maksimum pengecekan dan pemeriksaan proposal adalah 3 hari kerja. Mahasiswa melakukan presentasi proposal kegiatan kemahasiswaan kepada Bagian Kemahasiswaan.
8) BK membuat persetujuan pemberian bantuan keuangan terhadap kegiatan yang diajukan.
9) Warek I menandatangani persetujuan terhadap proposal yang diajukan kemudian diserahkan kembali ke BK. Apabila proposal berasal dari luar ITTelkom Surabaya, maka proses selesai. Apabila proposal berasal dari instansi yang berada pada ITTelkom Surabaya, maka BK akan membuat persetujuan untuk pemberian bantuan keuangan.
10) Waktu maksimum penandatanganan persetujuan oleh Kepala Bagian Kemahasiswaan dan Pengembangan Karir (KPK) adalah 3 hari kerja.
11) UKM/Ormawa/Kepanitiaan membuat kwitansi pencairan dana yang merupakan salah satu syarat yang harus dilakukan untuk mencairkan dana bantuan yang diberikan.
12) UKM/Ormawa/Kepanitiaan menyerahkan kwitansi tersebut ke BK. BK menerima kwitansi dari UKM/Ormawa/Kepanitiaan untuk pencairan dana. BK menyerahkan kwitansi ke bagian keuangan. Bagian keuangan menerima kwitansi atas pencarian dana. Bagian keuangan mecairkan dana bantuan keuangan sebesar nominal yang tertera pada kwitansi.
13) Bagian keuangan menyerahkan dana yang dicairkan kepada BK untuk diserahkan pada UKM/Ormawa/Kepanitiaan yang bersangkutan. Waktu maksimum pencairan dana adalah 3 (tiga) hari kerja.
14) BK menyerahkan dana yang telah cair (uang) ke UKM/Ormawa/Kepanitiaan yang bersangkutan. UKM/Ormawa/Kepanitiaan menerima dana yang telah dicairkan sejumlah nominal yang tercantum dalam kwitansi.

6.14 Layanan Kegiatan Ilmiah Mahasiswa
Prosedur ini memberikan panduan mengenai tahapan pelaksanaan kegiatan ilmiah baik tingkat internal maupun nasional. Kegiatan ini meliputi beberapa aspek yang menyangkut seluruh tahapan pelaksanaan kegiatan ilmiah mahasiswa yang melingkupi pelaku proses adalah mahasiswa, Dosen, Fakultas, Bagian Kemahasiswaan, dan DIKTI. Dengan ruang lingkup pelaksanaannya adalah bersifat nasional. Tahapan layanan kegiatan ilmiah mahasiswa adalah sebagai berikut:
a. BK menggumumkan kegiatan Kompetisi Ilmiah kepada mahasiswa. BK mengirimkan Nota Dinas ke Fakultas tentang persiapan keikutsertaan Kompetisi Ilmiah.
b. Mahasiswa membuat proposal Kompetisi Ilmiah. Proposal tersebut dikoreksi oleh Dosen Pembina. Proposal yang telah disetujui dan ditandatagani oleh Dosen Pembina (tiga rangkap) diserahkan ke Dekan Untuk ditandatangani. Proposal tersebut diserahkan ke BK oleh Fakultas untuk ditandatangani oleh Warek I.
c. BK merekap proposal dari Fakultas dan meminta Warek I untuk menandatangani lembar pengesahan. Proposal yang telah ditandatangani dikembalikan ke mahasiswa pengusul untuk dipindai dan diunggah ke simlitabmas Dikti.
d. Warek I menerima Hasil Seleksi tahap I (proposal yang lolos) dari Dikti, kemudian diumumkan oleh BK. Warek I mengirimkan hasil seleksi ke Fakultas.
e. Warek I mendatangani Perjanjian Kerjasama, Warek I menerima transfer dana Pembiayaan kompetisi ilmiah dari Dikti melalui rekening Institusi.
f. Mahasiswa yang proposalnya lolos tahap I melaksanakan kegiatan penelitian ilmiah didampingi oleh Dosen Pembina. Mahasiswa menerima dana penelitian sebesar 70% dari dana yang disetujui Dikti.
g. BK menyelenggarakan kegiatan Monitoring dan Evaluasi Internal. Mahasiswa, didampingi Dosen Pembina mempresentasikan kemajuan kegiatan penelitian ilmiah dihadapan Tim Juri Monitoring dan Evaluasi Internal.
h. BK menyelenggarakan kegiatan Monitoring dan Evaluasi dari Dikti. Mahasiswa, didampingi Dosen Pembina mempresentasikan kemajuan kegiatan penelitian ilmiah di hadapan Tim Juri Monitoring dan Evaluasi dari Dikti.
i. Warek I menerima Hasil Seleksi tahap II (kelompok yang lolos menjadi finalis) dari Dikti, kemudian diumumkan oleh BK. Warek I mengirimkan hasil seleksi ke Fakultas.
j. BK mengkoordinir administrasi persiapan dan pelaksanaan lomba tahap final. Seluruh kelompok mengumpulkan laporan akhir penelitian ilmiah ke BK. Laporan akhir dari seluruh kelompok akan dipilah menjadi dua, yaitu laporan akhir finalis dan laporan akhir non finalis, untuk kemudian dikirim ke Dikti.
k. Rektor memberikan pembekalan kepada seluruh kontingen yang terdiri atas Mahasiswa, Dosen Pembinan, dan BK sebelum keberangkatan menuju tempat pelaksanaan final.

6.15 Layanan Pengajuan TAK (Transkip Aktivitas Kemahasiswaan)
Kegunaan dari prosedur ini adalah menjelaskan langkah pengajuan Transkrip Aktivitas Kemahasiswaan (TAK) yang bisa dilakukan oleh mahasiswa. Terdapat 3 (tiga) cara pengajuan yang dapat dilakukan oleh mahasiswa yaitu pengajuan TAK pribadi oleh mahasiswa, pengajuan TAK secara bersama melalui UKM, dan pengajuan TAK melalui unit kerja. Memenuhi ketentuan TAK merupakan salah satu syarat bagi Mahasiswa Program Diploma dan Sarjana untuk mengikuti wisuda. Prosedur ini berlaku untuk pengajuan TAK seluruh mahasiswa Institut Teknologi Telkom Surabaya.

Tahapan pengajuan TAK adalah sebagai berikut:
A. Prosedur Pengajuan TAK oleh Mahasiswa (Perorangan)
1. Mahasiswa Mengajukan TAK ke BK (Bagian Kemahasiswaan)
2. Mahasiswa meng-upload softcopy bukti sertifikat ke BK lewat i-Gracias
3. Mahasiswa menunjukkan sertifikat asli
4. BK melakukan verifikasi terhadap pengajuan TAK yang masuk melalui iGracias
5. BK melakukan verifikasi terhadap sertifikat asli sesuai dengan pengajuan TAK yang mahasiswa lakukan
6. BK menyetujui pengajuan TAK mahasiswa yang telah diverifikasi
7. Nilai TAK mahasiswa yang bersangkutan otomatis ter-update melalui sistem
B. Prosedur Pengajuan TAK Melalui UKM
1. UKM melakukan kegiatan kemahasiswaan sebagai syarat pengajuan TAK
2. UKM mengajukan daftar mahasiswa untuk pengajuan TAK melalui i-Gracias
3. UKM memberikan berkas-berkas sesuai dengan persyaratan pengajuan TAK ke BK secara langsung
4. BK melakukan verifikasi terhadap pengajuan TAK dari UKM yang masuk melalui i-Gracias dan berkas-berkas yang diberikan secara langsung ke BK
5. BK menyetujui pengajuan TAK mahasiswa yang telah diverifikasi
6. Nilai TAK mahasiswa yang bersangkutan otomatis ter-update melalui sistem
C. Prosedur Pengajuan TAK Melalui Unit Kerja
1. Mahasiswa melakukan kegiatan di unit kerja terkait
2. Unit Kerja melakukan pengajuan TAK ke BK melalui i-Gracias
3. Unit Kerja memberikan SK yang menjelaskan bahwa mahasiswa tersebut pernah melakukan kegiatan di unit kerja yang bersangkutan
4. BK melakukan verifikasi terhadap pengajuan TAK dari mahasiswa yang masuk melalui i-Gracias dan SK yang ditunjukkan secara langsung ke BK
5. BK menyetujui pengajuan TAK kepada mahasiswa yang telah memenuhi persyaratan
6. Nilai TAK mahasiswa yang bersangkutan otomatis ter-update melalui sistem

6.16 Layanan Beasiswa
Tujuan prosedur ini untuk memastikan proses pemberian beasiswa dapat tersalurkan pada mahasiswa dengan tepat. Prosedur ini mendefinisikan kegiatan dan tanggung jawab Bagian Kemahasiswaan, Wakil Rektor I, Rektor Institut Teknologi Telkom Surabaya dan Mahasiswa untuk menyelenggarakan pemberian beasiswa yang dimulai dari pengajuan kerjasama pemberian beasiswa hingga transfer dana beasiswa ke rekening mahasiswa. Berikut adalah tahapan Layanan Beasiswa.
1. Bila kerjasama Pemberian Beasiswa disetujui, pihak pemberi beasiswa menentukan kriteria calon penerima beasiswa, dan mengirimkan Surat Kesediaan Pemberian Beasiswa, kepada Rektor Institut Teknologi Telkom Surabaya
2. BK mempublikasikan Pengumuman dan Persyaratan Beasiswa melalui papan pengumuman di dalam lingkungan kampus dan media elektronik.
3. Mahasiswa mendaftarkan diri dengan cara Mengisi formulir yang telah disediakan BK dan melengkapi persyaratan sesuai dengan yang ditetapkan oleh pemberi beasiswa.
4. Semua berkas pengajuan beasiswa dikumpulkan di BK.
5. BK akan menyeleksi berkas pengajuan beasiswa yang sesuai dengan kriteria pihak pemberi beasiswa.
6. BK mengumumkan Daftar Mahasiswa Penerima Beasiswa melalui papan pengumuman dan media elektronik.
7. Mahasiwa penerima beasiswa mengumpulkan nomor rekening ke BK dan menandatangani daftar tanda terima mahasiswa.
8. BK melakukan verifikasi kebenaran data mahasiswa penerima beasiswa. BK mengajukan SK daftar penerima beasiswa sesuai dengan prosedur pembuatan SK
9. Pihak pemberi beasiswa menerima Daftar Mahasiswa Penerima beasiswa.
10. Pihak pemberi beasiswa melakukan transfer ke rekening Institut Teknologi Telkom Surabaya.
11. Bagian Keuangan Institut Teknologi Telkom Surabaya akan menerima uang beasiswa
12. Jika semua mahasiswa penerima beasiswa sudah menandatangani tanda terima beasiswa, maka BK mengajukan surat kepada Warek II perihal permohonan.
13. Transfer uang beasiswa dengan dilampiri bukti-bukti keuangan dan daftar mahasiswa penerima beasiswa lengkap dengan nomor rekening mahasiswa tersebut
14. Bagian Keuangan mentransfer uang beasiswa ke rekening mahasiswa
15. BK mengumumkan bahwa uang sudah ditransfer ke rekening mahasiswa
16. Mahasiswa mengecek rekening untuk mengetahui bahwa uang beasiswa telah diterima